چگونه یک گردهمایی مجدد فارغ التحصیلان ترتیب دهیم؟

2024 نویسنده: Priscilla Miln | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2024-02-17 22:49

شب گردهمایی فارغ التحصیلان، مهم نیست که در کجا برگزار می شود و چه کسانی گرد هم می آیند، نیاز به آماده سازی جدی و هزینه های ملموس دارد. به عنوان یک قاعده، برای یک نفر بسیار دشوار است که بر سازماندهی چنین تعطیلاتی مسلط شود و برای آن آماده شود.

اکنون اغلب از خدمات آژانس ها استفاده می کنند، اما نتیجه کار حرفه ای ها همیشه انتظارات را برآورده نمی کند و ممکن است با نسخه تعطیلاتی که می خواستند ترتیب دهند متفاوت باشد. بنابراین، بهتر است این موضوع را خودتان و ترجیحاً با یک شرکت دو، سه یا چهار نفره انجام دهید.

از کجا شروع کنیم؟

باید با تعیین تعداد شرکت کنندگان، آماده سازی عصر جلسه فارغ التحصیلان را آغاز کنید. یعنی شما باید تصمیم بگیرید که چه کسی را جمع آوری کنید - کل موضوع، یک کلاس یا گروه. آیا از کادر آموزشی دعوت شود و کدام یک از معلمان تماس بگیرند. همه جنبه های دیگر به تعداد شرکت کنندگان و مهمانان بالقوه رویداد بستگی دارد.

بعد، باید همه آنها را پیدا کنیدمردم جمع شوند چه قصد دارید یک شب فارغ التحصیلان را در مدرسه برگزار کنید یا یک مهمانی دانش آموزی در یک رستوران، جستجوی شرکت کنندگان مهم ترین، طولانی ترین و دشوارترین مرحله آماده سازی است.

بعد از یافتن همه مختصات ممکن، باید با افراد تماس گرفت یا تلفن کرد، نه اینکه فقط برای آنها دعوت نامه فرستاد. این باید انجام شود، زیرا کسی نمی رود و کسی می خواهد که تنها بیاید. شما باید با معلمان تماس بگیرید یا نامه بنویسید. شما نباید شرکت کنندگان را از قبل با تمرکز بر ایده های خود حذف کنید. یعنی اگر مثلاً جلسه فارغ التحصیلان در مسکو برگزار می شود و یکی از شرکت کنندگان بالقوه در ولادی وستوک زندگی می کند، شما نباید خودتان تصمیم بگیرید که آن فرد نیاید.

لازم است زمان و تاریخ ترجیحی با هر یک از حاضرین در عصر از جمله معلمان مشخص شود. همچنین باید در مورد فرصت‌های مالی با دقت بپرسید، یعنی بپرسید یک فرد چقدر آماده است برای برگزاری یک رویداد اختصاص دهد.

بعد از این مراحل اولیه، برگزارکنندگان یک لیست کامل از مهمانان و شرکت کنندگان در رویداد، حاوی اطلاعاتی در مورد اوقات فراغت و توانایی های مالی آنها خواهند داشت.

بعدی چیست؟

در مرحله بعد باید مکان، زمان و سناریوی تقریبی عصر گردهمایی دانش آموختگان مشخص شود. بر اساس بودجه تقریبی و تعداد شرکت کنندگان انجام این کار دشوار نیست. در این مرحله، بودجه باید دو بار و همچنین تعداد شرکت‌کنندگان بررسی شود.

اولین چیزی که باید به آن فکر کردسناریو - انتخاب مکان. اگر بیش از صد نفر در این رویداد انتظار می‌رود، اما بودجه آن کم است، باید یک کافه یا یک باشگاه کوچک با حداقل سفارش بر اساس «برای بازدیدکنندگان» اجاره کنید. یعنی با صاحبان موسسه به توافق برسند که مردم خودشان نوشیدنی و غذا سفارش دهند. این روش اجاره به طور قابل توجهی هزینه پرداخت برای موسسه را کاهش می دهد.

گزینه دیگر گذراندن یک جلسه فارغ التحصیلان در یک مدرسه یا موسسه است. اما همیشه این روش برگزاری یک رویداد اقتصادی تر از اجاره یک موسسه نیست. برای یک جشن کامل، باید میزهای بوفه بچینید، یعنی الکل، غذا یا تنقلات آماده بخرید. هنگام خرید غذا به شخصی نیاز دارید که آشپزی کند. شما به سفره، ظروف و موارد دیگر نیاز خواهید داشت. همچنین پس از پایان تعطیلات باید همه چیز را تمیز کنید. علاوه بر هزینه و دردسر، برگزاری مراسم در ساختمان مدرسه دارای معایب قابل توجهی از جمله محدودیت ساعت و تاریخ، نیاز به جابجایی و جابجایی اثاثیه است، زیرا فضا برای جشن در نظر گرفته نشده است..

بهترین راه برای گذراندن یک جلسه عصر فارغ التحصیلان این است که بازدید از یک مدرسه یا موسسه را با یک مهمانی در یک رستوران ترکیب کنید. یک بخش رسمی می تواند در سالن اجتماعات مدرسه یا یک دانش آموز برگزار شود و خود سرگرمی را به یک رستوران یا کافه منتقل کند. با این انتخاب، ابتدا باید تاریخ ها و ساعاتی را که موسسه آموزشی می تواند میزبان رویداد باشد، بیابید، این را بابازه زمانی ترجیح داده شده توسط اکثر شرکت کنندگان و در واقع، انتخاب تاریخ.

تاریخ و ساعت انتخابی را فوراً با مدیریت هماهنگ نکنید، بلکه فقط از قبل توافق کنید. این برای پیدا کردن یک کافه مناسب برای یک زمان انتخابی در نزدیکی موسسه آموزشی، در فاصله پیاده روی ضروری است. اگر موسسه یا مدرسه در فاصله زیادی از رستوران باشد بسیار ناراحت کننده است. در این شرایط، برخی به قسمت رسمی نمی روند، در حالی که برخی دیگر به سمت سرگرمی نمی روند.

اما، در یک کافه تریا نزدیک، تاریخ یا ساعات انتخابی ممکن است شلوغ باشد، اما تاریخ دیگری رایگان است، که آن هم راحت است. بنابراین لازم است از قبل و تنها پس از انتخاب نهایی رستوران با موسسه آموزشی مذاکره شود.

اکنون می توانید با استفاده از لیست مهمانان و داده های مربوط به توانایی های مالی آنها، شروع به توسعه سناریو کنید. این برای تعیین تعداد مسابقات با جوایز، منوی شب که از قبل سفارش داده می شود و سایر لحظات مشابه ضروری است. سناریوی عصر جلسه فارغ التحصیلان که فقط ده نفر در آن شرکت خواهند کرد، حتی اگر در نسخه "+1" باشد، بسیار متفاوت از برنامه رویداد برای بیست نفر از همکلاسی ها خواهد بود و کاملاً متفاوت خواهد بود. از اجتماع صد نفری.

با این حال، همه آنها ساختار یکسانی دارند:

• بخش تشریفاتی؛
• انتقال به رستوران یا فقط یک استراحت قبل از شروع بوفه؛
• زمان عادی؛
• پایان رسمی؛
• "پس از راه رفتن".

در مرحله انتخاب سناریو مطابق با بودجه وتعداد مهمانان نباید وارد جزئیات پر کردن هر آیتم شود، بلکه باید وجوه را توزیع کند. انجام این کار ساده تر است، از آنچه که هزینه های آن را می توان با حداکثر دقت محاسبه کرد، به عنوان مثال، از قسمت تشریفاتی. "سکونت" به هیچ وجه نباید در بودجه گنجانده شود، اما اگر پول رایگان وجود داشته باشد، می توان در هنگام فراق به همه یک کوکتل مضمون ارائه داد. مبهم ترین قسمت از نظر بودجه همیشه قسمت اصلی شب است، قسمتی که طبق فیلمنامه پیش می رود و شامل مسابقات، قرعه کشی ها و جوایز مختلف می شود. بنابراین در نهایت باید رها شود و هنگام انتخاب با چه چیزی پر شود، از مقدار پول باقی مانده اقدام کرد.

در نتیجه، برآورد مالی نسبتاً دقیقی دریافت خواهید کرد. باید به وضوح نوشته شود، به طوری که وقتی شرکت کنندگان در مورد اینکه چه پولی از آنها جمع آوری می شود سؤال می کنند، سعی نکنید محتوای شب را بگویید، بلکه فقط لیستی از شماره های خشک را در یک پیام رسان یا از طریق پست ارسال کنید. این اعصاب شما را نجات می دهد و همکلاسی های مشکوک را از چانه زنی با جمع کننده منصرف می کند.

بعد از جمع آوری وجوه، باید شروع به اجرای طرح کنید. با تعداد زیادی مهمان رویداد، عناصر و ویژگی های مختلف تعطیلات معمولا مورد نیاز است. شما نباید همه چیز را طبق اصل "چگونه پیش می رود" انجام دهید، زمان و خرید یا سفارش باید برنامه ریزی شود، بسیار راحت تر است و با یک برنامه مشخص هیچ چیز فراموش نمی شود.

چگونه قسمت رسمی را برگزار کنیم؟

محتوای بخش رسمی بستگی به تعداد معلمان دارد و دقیقاً چه کسی برنامه ریزی می کند.حضور داشته باشید. به عنوان مثال، رئیس مؤسسه یا رئیس بخش، مدیر مدرسه در عصر جلسه فارغ التحصیلان همیشه سخنرانی می کنند که مراسم را باز می کند. این یک سنت است که باید رعایت شود. اگر "درجات عالی" وجود نداشته باشد و فقط یک معلم کلاس یا چند معلم موضوعی حضور داشته باشند، حق افتتاح عصر و اجرای کل بخش رسمی به سازمان دهنده آن می رسد. فرقی نمی کند که کدام یک از معلمان به این مراسم بیایند، به همه کسانی که در عصر گردهمایی دانش آموختگان معلمان شرکت کردند، گل و نامه های تشکر اهدا می شود.

قسمت تشریفاتی نباید طولانی باشد، اما نباید خیلی کوتاه باشد. زمان مطلوب 30-40 دقیقه است. محتوا ممکن است این باشد:

• سخنرانی افتتاحیه یا سخنرانی کارگردان؛
• تحویل دیپلم یا گواهینامه های یادبود، اما فقط با تعداد کم شرکت کننده، در صورت تعداد بیش از بیست نفر، پس از اتمام قسمت رسمی هنگام خروج از سالن، گواهی صادر می شود؛
• سخنان معلمان و پس از اتمام معلمان باید گل و یک "کاغذ تشکر" با طراحی زیبا بدهید، همین امر در مورد مدیر یا نماینده اداره نیز صدق می کند؛
• تکمیل و دعوت برای رفتن به رستوران (باید آدرس را یادآوری کنید و بگویید در دعوتنامه آمده است).

اگر یکی از فارغ التحصیلان می خواهد چیزی بگوید، پس از صحبت های معلمان و قبل از سخنرانی پایانی برگزار کننده تعطیلات انجام می شود.

اگر فرصتی برای تمرین بخش رسمی وجود دارد، این کار باید بدون شکست انجام شود.همیشه می‌تواند تفاوت‌هایی وجود داشته باشد که واقعیت را از فیلمنامه نوشته شده روی کاغذ متمایز کند. مدت زمان سخنرانی ها، میکروفون کار نکردن یا عدم وجود جایگاه برای آن و سایر موارد جزئی که نمی توان در برنامه ریزی به آنها توجه کرد. آنها در تمرین آشکار می شوند و می توانند اصلاح یا حذف شوند.

می توانید بخش مهم را تکمیل کنید، نه محدود به گفتار. یک گزینه خوب خواندن یک آهنگ خواهد بود. در عصر جلسه فارغ التحصیلان، در صورت عدم وجود سرود در موسسه آموزشی، می توانید هر موضوع مناسب و آهنگ نه چندان طولانی را تهیه کنید. متن آن و توضیح آن به همراه دعوتنامه برای هر یک از شرکت کنندگان ارسال شود. اما در صورت تمایل می توانید با صدور پرینت با کلمات در ورودی سالن آن را کپی کنید. اگر قرار است از نشان ها استفاده شود، قبل از قسمت رسمی در ورودی نیز به همه داده می شود.

چه چیزی برای قسمت رسمی مورد نیاز است؟

ویژگی های اجباری مرحله رسمی رویداد وجود دارد که به تعداد شرکت کنندگان یا اندازه بودجه بستگی ندارد. این موارد عبارتند از:

• گل برای همه معلمان؛
• دیپلم یادبود یا "گواهینامه فارغ التحصیلی"؛
• نامه های تشکر از معلمان.

این پایه ای است که بدون آن نمی توانید انجام دهید. مدارک و مدرک تحصیلی را می توانید در هر یک از آژانس های تبلیغاتی و یا مستقیما در چاپخانه ها سفارش دهید. با این حال، سفارش مستقیم از چاپگرها، اگرچه ارزان تر است، نیاز به آماده سازی مستقل طرح بندی دارد. این فقط یک نقاشی نیست که در هر برنامه ای انجام شده است، تعدادی الزامات برای چنین طرح بندی وجود دارد. بدون درک چگونگیاین یک طرح بندی برای چاپ است که در حال انجام است، شما نباید این کار را انجام دهید، زیرا نتیجه نیاز به تغییر دارد و نه به خاطر تقصیر ماشین های چاپ. یعنی باید دوبار پرداخت کنید.

علاوه بر ویژگی های اجباری، عناصری از رویداد مانند:

• نشان با نام، کلاس یا اطلاعات دیگر؛
• دکوراسیون سالن اجتماعات، سرسرا و سایر مکان هایی که فارغ التحصیلان از طریق آن در موسسه آموزشی عبور خواهند کرد؛
• در صورت نیاز، اشعار را چاپ کنید.

در صورتی که هوای بیرون سرد و لغزنده باشد و رستوران دور از محلی باشد که عصر جلسه فارغ التحصیلان شروع شده است (مثلاً فوریه یا مارس برای پیاده روی طولانی مدت مناسب نیست) می تواند یک حمل و نقل اجاره کند. هشدار دادن در مورد کرایه اتوبوس در دعوتنامه ها ضروری است، زیرا ممکن است افراد پس از اطلاع از در دسترس بودن حمل و نقل "در به در" از استفاده از ماشین شخصی خود امتناع کنند.

انتقال به رستوران: آیا می توان آن را با چیزی پر کرد

اینکه آیا زمان انتقال از موسسه آموزشی به مکان جشن را با محتوا پر کنیم یا نه یک سوال فردی است. این بستگی به نکات ظریف بسیاری دارد، مانند:

• مدت و حجم کاری قسمت رسمی؛
• آب و هوا و فصل؛
• در دسترس بودن حمل و نقل یا پیاده روی؛
• زمان لازم برای رسیدن به رستوران؛
• تعداد شرکت کنندگان.

در هوای خوب و تابستان می توان از دلقک، عروسک در اندازه واقعی، میم با بادکنک و موارد مشابه در راه استفاده کرد.همراهی این مهمانان را برای یک شب جشن آماده می کند. با این حال، اگر مسیر خیلی کوتاه است، برای مثال، فقط باید به طرف مقابل خیابان بروید، پس نیازی نیست آن را با چیزی پر کنید.

برای یک اتوبوس سواری که حداقل ۲۰ دقیقه طول می کشد، می توانید از یک دلقک یا هر هنرمند دیگری استفاده کنید که جوک «در موضوع» می گوید یا حتی بهتر از آن در ژانر استندآپ اجرا می کند. همان ژانر برای بخش اصلی رویداد بهینه است.

اما اگر کمتر از ده نفر باشند، چنین سرگرمی هایی در طول مسیر کاملاً بی فایده است.

چگونه بخش اعظم عصر را بگذرانیم؟

ساختار نحوه برگزاری جشن فارغ التحصیلی در موسسه، یک سال بعد یا ده سال بعد از فارغ التحصیلی، یکسان است. اما تعداد شرکت کنندگان در این رویداد بر ساختار جشن تأثیر می گذارد. اگر بیش از 10-15 نفر باشند، یک رهبر لازم است. اگر 5-7 شرکت کننده وجود دارد، به خدمات یک توست مستر نیازی نیست.

همه مسابقات، قرعه کشی ها یا سایر سرگرمی ها باید حتماً با موضوع شب و همچنین سخنرانی های نوشیدنی مطابقت داشته باشند. دستیابی به این امر ساده است، فقط از چند عنصر موضوعی در فیلمنامه استفاده کنید.

ساختار رویداد می تواند این باشد:

• برگزار کننده باید یک سخنرانی کوتاه برای شام ارائه دهد، به عبارت دیگر، تعطیلات را دوباره باز کند؛
• نان تست های زیر باید خطاب به افراد خاصی باشد و البته در مورد آنچه در گذشته به دست آورده اند گزارش دهید.خوب، خود فارغ‌التحصیلان می‌توانند بی‌درنگ صحبت کنند؛
• بین بالا بردن عینک، مسابقات برگزار می شود، اجراهای هنرمندان یا شرکت کنندگان در شب برگزار می شود؛
• قبل از بسته شدن باید قرعه کشی با جوایز بازیگوش برگزار شود، مثلاً با گواهی حق میزبانی و سازماندهی جلسه بعدی.

برگزارکننده آخرین نان تست را می گوید. در آن، باید از کسانی که آمدند تشکر کنید، در یک جلسه زودهنگام ابراز اطمینان کنید و توضیح دهید که رستوران در اختیار همه کسانی است که می خواهند به تفریح خود ادامه دهند، البته با ذکر زمان. یعنی قسمت رسمی باید حداقل 2 ساعت قبل از پایان دوره اجاره تکمیل شود.

در نان تست های "آدرس" چه باید گفت؟

تبریک در عصر دیدار با نان تست در سایر تعطیلات تفاوت چندانی ندارد. یعنی یک سخنرانی کوتاه حاوی کلمات خوشایند در مورد کسی، صحبت از دستاوردهای این شخص و دعوت او به نوشیدن.

می توانید در مورد هر چیزی صحبت کنید، اما، البته، باید آماده باشید. همه دستاوردهایی دارند. به عنوان مثال، اگر یک دانشجو و فعال ممتاز خانه دار شد، باید ارزش های خانوادگی را به خاطر بسپارید و تأکید کنید که خانه مهم ترین چیزی است که یک فرد دارد. اگر یک همکلاسی به عنوان مکانیک در یک کارخانه کار می کند، باید در مورد ارزش حرفه های ساده صحبت کنید، بدون آنها تمام راحتی های زندگی مدرن غیرقابل تصور است. یعنی نان تست های هدفمند باید عزت نفس فرد را افزایش دهد و او را خوشحال کند.

بعد از چنین سخنرانی هایی، باید دیپلم "برای موفقیت" اعطا شود. اما این باید انجام شود تنها در صورتی که نان تستبرای هر یک از مهمانان آماده خواهد شد. اگر در مهمانی صد نفر باشد نیازی به تهیه مدرک نیست. اما خود نان تست ها باید تلفظ شوند. آنها باید برای نیمی از شرکت کنندگان در نظر گرفته شوند. پس از هر جفت چنین سخنرانی، مهمانان باید در مورد همکلاسی های خود به همان سخنرانی ها برانگیخته شوند.

بنابراین، این سؤال ابدی در مورد اینکه برای چه چیزی بنوشیم کاملاً حذف می شود و هر یک از مدعوین در تعطیلات احساس نیاز می کنند و غیرضروری هستند.

چه چیزی در برنامه گنجانده شود؟

بهینه ترین نوع برنامه چنین رویدادهایی اجرای خود شرکت کنندگان است. اما اکثر مردم تمایل دارند پیشنهاد اجرای خود را رد کنند، بنابراین برگزارکنندگان باید این موضوع را با مسابقات یا قرعه کشی پنهان کنند.

یعنی به عنوان جایزه برای برنده شدن در مسابقه، برنده باید مثلا شعر بخواند. برای عصر گردهمایی فارغ التحصیلان که طبق برنامه ای بر اساس این اصل برگزار می شود، متن هایی که از قبل چاپ شده اند باید تهیه شود. همه مردم هیچ شعری را حفظ نمی کنند.

می‌توانید اصلاً بدون مسابقه انجام دهید و اجراهایی را به صورت قرعه‌کشی یا لاتاری اجرا کنید. می توانید یک حراج ترتیب دهید. یعنی شرکت کننده این فرصت را پیدا می کند که حق صحبت خود را به کسی بفروشد و پول این لات شروع بودجه برای عصر بعد از تجمع خواهد بود که البته تاریخ آن باید اعلام شود. به عنوان مثال، سال آینده.

چگونه سخنرانی آماده کنیم؟

این سوال اغلب حتی باهوش ترین و با استعدادترین سازمان دهندگان را گیج می کند. در واقع همه چیز ساده است. سخنان برای عصر دیدارنباید پرمدعا، صمیمانه و مهربان باشد. بس است.

سخنرانی نباید به تاخیر بیفتد. البته اگر مدیر یا یکی از معلمان "مهم" سخنرانی را ایراد نکند، افتتاح بخش رسمی کاملاً در عرض 5-7 دقیقه است. آنها نباید در زمان محدود شوند - این بی ادبانه است. آخرین بخش رسمی سخنرانی 4-5 دقیقه طول می کشد، می توان آن را با این کلمات آغاز کرد: "عصر بازگشت به خانه آغاز می شود"، "اکنون به رستوران می رویم و لذت خواهیم برد" و سایر اطلاعات، به عنوان مثال، در مورد اتوبوس ها. یا آدرس موسسه.

نان تست اول کاملاً نمادین است و باید به سادگی به نظر برسد: «بچه ها! اینجا همدیگه رو دیدیم! بیایید آن را جشن بگیریم! نان تست آدرس شامل چندین جمله است و 2 تا 4 دقیقه طول می کشد.

می توان با استخدام میزبان یا با استفاده از بقیه شرکت کنندگان تا حد امکان از مشکلات مربوط به سخنرانی های میز جلوگیری کرد.

چه چیزی را نباید فراموش کرد؟

هنگام برنامه ریزی یک شب، باید سه نکته را به خاطر بسپارید، مانند:

• سازماندهی عکس یا فیلمبرداری؛
• جستجوی میزبان؛
• ارسال دعوتنامه.

حتما یک عکاس و/یا فیلمبردار استخدام کنید. این بخش بسیار مهمی از جلسه است. علاوه بر این، شما باید خدمات را برای کل شب سفارش دهید - از بخش رسمی رسمی تا "بعد از پیاده روی". سپس نتایج کار او باید به صورت الکترونیکی برای همه مهمانان رویداد ارسال شود.

برای مهمانی های بیش از 10 نفر میزبان استخدام کنید. بالاخره خود برگزارکننده هم فارغ التحصیل است و باید خوش بگذرد و برنامه را دنبال نکند وحال و هوای مهمانان.

دعوتنامه باید صادر شود، شامل تمام اطلاعات لازم در آنها: زمان و مکان جلسه، نام و آدرس رستوران، در دسترس بودن اتوبوس، در صورت برنامه ریزی برای اجاره، متن آهنگ البته اگر این عنصر در فیلمنامه گنجانده شود و غیره

نیازی به چاپ دعوتنامه ندارید، صدور آنها به صورت الکترونیکی و ارسال آنها از طریق پیام رسان یا ایمیل بسیار ساده تر است.